Além disso, outras áreas também precisam ser geridas: administrativo, financeiro, vendas e marketing, cumprir metas e melhorar indicadores de desempenho… É muita coisa!
É evidente que cercar-se de pessoas competentes, aptas a desempenhar tais funções facilita bastante o dia a dia do gestor. Entretanto, a visão estratégica da escola e o seu planejamento é uma atribuição primordial dos gestores.
Diante de tantas tarefas, é normal que aquelas que chamam menos atenção fiquem de lado. É o caso da manutenção e o planejamento para o crescimento do espaço físico da escola.
Uma escola em obras é realmente uma experiência desgastante. Mesmo que seja só em uma sala, você tem poeira, barulho, interdição da área (que pode ser importante e de bastante movimento de alunos), etc. Tudo isso pode ser desagradável.
Entretanto, existe uma prática infalível, que você com certeza já conhece e que pode reduzir estes problemas: PLANEJAR!
Pelo menos uma vez no ano (normalmente no início) você reúne suas equipes e realiza um planejamento geral, não é mesmo?
Bem… Nada melhor então do que incluir na pauta dessa reunião um Plano de Manutenção e Obras.
Pode até parecer difícil, mas elaborei um script simples para você seguir que pode te ajudar bastante na criação desse planejamento. Veja só!
Primeiro, separe tudo em dois grupos: “manutenção de rotina” e “grandes obras”.
1) Se tratando do primeiro grupo, que se limita apenas em cuidar da manutenção:
- Comece pelas pequenas coisas: Você mesmo (ou peça para alguém de confiança) dê uma volta na sua escola e faça uma lista de todos os pontos que precisam de algum tipo de reparo (troca de lâmpadas, maçanetas e travas em portas com defeito, higienização de ar-condicionado, pisos danificados, pontos que oferecem riscos às pessoas, vidros quebrados, sinalizações inadequadas etc.).
- Essa manutenção terá que ser contabilizada no planejamento do orçamento da sua escola. Portanto, estabeleça uma meta financeira específica para ele e aprove-o frente aos gestores financeiros. Depois, na hora de comprar, faça pelo menos três orçamentos para cada item. Lembre-se que o melhor preço nem sempre é sinônimo de melhor negócio.
- Crie um cronograma com base no orçamento disponível e as datas possíveis para a execução de cada serviço, levando em consideração os horários de aulas e outras tarefas realizadas;
- Controle para que os serviços sejam executados seguindo o plano predeterminado. Depois, faça uma avaliação de como tudo ocorreu, pontos positivos e negativos. Esse relatório será usado para levantar pontos de melhoria no planejamento do ano seguinte.
2) Sobre o segundo grupo, as obras maiores (como grandes reformas, ampliações ou um novo prédio) o planejamento precisa ser diferente:
- É importante estabelecer quais são as suas reais necessidades e ter em mente que as obras maiores devem estar alinhadas com o planejamento estratégico do seu negócio.
- Como normalmente os recursos financeiros e de pessoal são reduzidos, é preciso fazer uma priorização, ou seja, saber o que deve ser feito primeiro. Uma ferramenta que pode ser útil nesse momento é a Matriz de Priorização. Uma das mais conhecidas é a Matriz GUT (Gravidade, Urgência, Tendência). Veja o exemplo abaixo:
- Não faça nada às pressas e elimine posturas de postergação em excesso (“Depois resolvemos isso” ou “Não precisamos pensar nisso agora”), pois isso só gera retrabalho, prejuízos e atrasos. Tenha o senso de saber distinguir o que deve ser pensado e determinado agora e o que só pode ser decidido com o decorrer da execução. Obras importantes exigem maiores prazos e investimentos.
- Faça um projeto e use técnicas de gerenciamento de projetos. É comprovado que um bom projeto pode economizar até 30% da obra.
- Execute as obras com profissionais habilitados e que garanta a qualidade dos serviços. Muitos contratantes não sabem disso e muitas empresas não cobram o cumprimento desta regra, mas, por lei, o executor da obra deve providenciar garantia de 5 anos sobre os serviços.
Uma observação importante é que aqui eu não considerei a manutenção dos equipamentos (computadores, impressoras e scanners, projetores multimídia etc.), pois eles entram no planejamento dos recursos materiais da sua instituição de ensino.
Então é isso: Planejar bem antes de executar – esta é a máxima das obras em escolas. Reuniões, brainstorming, o uso consciente ferramentas de gestão nunca serão “perda de tempo” como muitos afirmam.
Uma escola bonita, que enche os olhos dos alunos, é o sonho de todo gestor educacional. Coloque seus sonhos no papel e faça com que eles se transformem em realidade de forma viável e sustentável.
O que achou do conteúdo de hoje? Como você vem conduzindo a manutenção do espaço físico de sua escola? Conte-nos deixando o seu comentário.
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