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TREINAMENTOS

Organizando a parte financeira de sua escola

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O sucesso de qualquer empresa depende, em primeiro lugar, da sua saúde financeira. É uma matemática simples: o lucro deve superar os investimentos.

A busca pela rentabilidade e liquidez inspira pequenos e grandes empresários, que pretendem acertar em cheio com novos modelos de negócio e produtos muito bem direcionados ao seu público. Porém, muitos empreendedores, inclusive os grandes, ainda se perdem na hora de administrar as finanças da empresa, um descontrole que pode custar todo o seu patrimônio.

Fluxo de Caixa

Se você está buscando a melhor maneira de controlar suas finanças e garantir o sucesso da sua escola, a melhor forma é utilizar a ferramenta fluxo de caixa, neste post iremos te ajudar!

Veja abaixo algumas dicas e explicações sobre os fundamentos do fluxo de caixa e quão poderosa e importante é essa ferramenta!

O que é?

Fluxo de caixa é a estratégia que permite o controle de toda movimentação financeira diária e de longo prazo de uma empresa. Relacionar todas as entradas (vendas) e saídas (pagamentos), para calcular o saldo (diferença entre entradas e saídas) é o princípio desta ferramenta. E, apesar de parecer simples na teoria, para a realização de um bom fluxo de caixa é preciso dedicação, constância, disciplina e muita organização.

Como fazer?

É como na vida, todos os dias acordamos, tomamos café, nos trocamos, saímos para trabalhar, almoçamos, trabalhamos mais um pouco e voltamos para casa. E apesar das atividades que fogem um pouco desta rotina, ela se mantém uma constância que orienta e dá sentido à vida.

Com o fluxo de caixa, o princípio deve ser o mesmo, o abastecimento das informações financeiras deve acontecer diariamente, de maneira sistemática, e esse controle deve servir como base para as decisões administrativas do negócio.

Seja uma planilha, ou o que é melhor, um software completo de gestão escolar que é próprio para isso, é preciso separar o fluxo em, no mínimo, três categorias: recebimentos, pagamentos e saldo.

Ter noções de contabilidade é essencial. Em nosso leque de cursos oferecemos um curso básico de contabilidade, com esse curso você poderá aprender ou relembrar as noções básicas de contabilidade.

Crie também em cada uma das categorias ramificações que ajudem na organização.

Em recebimentos, considere, por exemplo, matriculas diárias, taxas de matriculas, xerox e entrada de empréstimos, se houver.

Nos pagamentos, inclua todas as compras por fornecedor, investimentos em maquinário, pagamento de impostos e comissões de vendedores além das despesas fixas como aquelas voltadas para infraestrutura, aluguel, internet, luz, água, telefone, bem como os salários dos funcionários, inclusive do contador.

Além do fechamento diário de caixa, o fechamento mensal é imprescindível, pois é nesta fase que as despesas do mês são contabilizadas e deduzidas do saldo.

Cabe ao administrador da empresa tomar conta da saúde financeira da empresa, por isso precisa se organizar.

Como usar o fluxo de caixa na estratégia da empresa?

Comece com o planejamento

Estipular metas diárias, mensais e anuais de lucratividade é muito interessante e pode ajudar nas tomadas de decisões da empresa.

Ter os dados do ano anterior no controle é fundamental para analisar o crescimento mês a mês. Obviamente, o fato de uma empresa não ter um saldo equivalente ou maior do que no mesmo período do ano anterior não deve ser visto como algo aterrorizante, já que o mercado possui oscilações próprias.

Mas é uma boa oportunidade para o empresário buscar no contexto interno e externo possíveis motivos para a queda.

Fazendo isso, é possível adotar medidas que amenizem a queda e até prever futuras dificuldades, e se preparar para elas. Se a baixa nas matriculas é comum sempre em uma determinada época do mês ou do ano ou horário do dia, que tal se preparar para ter uma promoção incrível durante esse período? Isto se chama planejamento estratégico.

Fique de olho no que paga aos fornecedores

A sistemática de pagamentos de fornecedores também é fundamental na hora de definir as condições de compra possíveis para os clientes, ou seja, devem sempre ser alinhadas a forma de pagamento dos seus alunos. Se um fornecedor oferece parcelamento no máximo em três vezes, por exemplo, o aluno não pode ter melhores condições de parcelamento, para que o caixa não fique negativo.

Algumas empresas chegam a falir mesmo tendo lucro, por não darem a este aspecto a devida importância.

Se você faz uma compra com um fornecedor com prazo de pagamento de 15 dias, procure não fazer uma promoção dando 30 dias no pagamento, pois poderá ficará negativo ou terá que tirar de outras fontes o dinheiro para pagar o fornecedor, o que pode desequilibrar o fluxo de caixa caso você não tenha uma reserva para isso.

Alinhar os prazos de pagamento dos diversos fornecedores em uma ou duas datas mensais, mesmo que você tenha que optar por pagar todos em um prazo inferior ao limite dado por alguns deles, é uma maneira de uniformizar as saídas relativas a esse tipo de investimento e ajuda a determinar com mais segurança as condições de compra que você poderá oferecer.

Inclua as despesas, os imprevistos e uma margem de segurança

Incluir no planejamento de caixa todas as despesas com alguma margem para crescimento de custos, inclusive as taxas bancárias, que aumentam com frequência, garante também uma tranquilidade na hora de administrar o caixa. Separe, também, um percentual para inadimplências caso trabalhe com pagamentos via carnê ou boleto.

Abaixo veja algumas imagens tanto do software de gestão escolar SGDA Plus, como da planilha em Excel.

    SGDA Plus - Cadastro de fornecedores
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    SGDA Plus - Cadastro de fornecedores
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    SGDA Plus - Cadastro de fornecedores
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    Planilha Fluxo de Caixa
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    Planilha Fluxo de Caixa
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