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Dicas para que não ocorram erros em sua escola que te levem à falência

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São vários os fatores a se considerar no momento de analisar os motivos que podem levar uma empresa a falência, tanto fatores externos quanto fatores internos. O nosso objetivo aqui não é enumerar todos eles, nem considerar todos eles na análise, mas apenas focar nos fatores que dizem respeito a gestão da sua instituição de ensino.

É importante ressaltar também que muitos fatores externos influenciam nisso, ou seja, o contexto em que sua escola está inserida, a economia local, a cultura da cidade etc. Também é importante ter em mente que não há uma fórmula pronta, ou um checklist a se seguir, e que, seguindo-o, você evitaria sua escola de chegar a falência. O que há é um conjunto de medidas e técnicas a serem adotadas a fim de minimizar ao máximo as chances de ela chegar a essa situação.

Abaixo eu irei listar algumas dicas para você seguir a fim de se distanciar bastante do risco de falência. Vou procurar não citar métodos específicos ou conhecimentos técnicos, mas dar apenas uma visão mais generalista, tudo bem? Vamos lá!

1) Deixar de realizar investimentos

Muitos empresários, infelizmente, só realizam investimentos na instituição de ensino no momento de começar o negócio. Isso acontece normalmente porque possuem uma visão errada sobre o que é investimento, qual a sua importância e como gerenciá-lo (sim, o ato de investir também precisa ser gerenciado).

Eles acreditam que somente o fato de fazer um bom investimento no imóvel, mobília, material educacional, estrutura física e infraestrutura irá bastar para manter a instituição tendo bons resultados para sempre.

Há também os gestores que acreditam que investimento é apenas a compra de itens que se depreciaram. Por exemplo: atualizar os computadores das salas de aula porque ficaram obsoletos, é sim um investimento, mas é apenas um investimento de adaptação/atualização em infraestrutura. É importante que o gestor conheça os diferentes tipos de investimento e os diferentes resultados que eles trazem.

Outro fator perigosíssimo é começar uma empresa sem um plano de negócios. Na opinião de muitos especialistas, esse pode ser o primeiro passo para o fracasso. Além da criação do plano de negócios no início do negócio, é imprescindível que, após um período determinado, ele seja revisado e a situação da escola seja avaliada em comparação ao que havia sido planejado.

2) Precificar incorretamente os seus cursos e demais serviços

De forma bem resumida, a precificação é o processo de atribuir um preço de venda a um produto ou serviço. O preço estipulado deve ser capaz de cobrir todos os custos e despesas fixos da instituição, que são os custos que não estão atrelados a produção/prestação do serviço e não dependem da quantidade de cursos vendidos. Estes custos e despesas fixos existem se você vender cursos ou não, como por exemplo: o aluguel do prédio, o salário do vigia e o salário da recepcionista etc. devem ser pagos da mesma forma, não importa se você vendeu 5, 100 ou nenhum curso naquele mês. Além dos custos e despesas fixos, o preço do curso deve ser capaz de cobrir os custos e despesas variáveis, que são aqueles que variam de acordo com a quantidade de cursos vendidos. Um exemplo de custo variável é o custo que você tem com a apostila que adquire do fornecedor. Ele é variável porque ele só existe se você vender cursos. Se vender 10 cursos, irá despender o gasto de 10 apostilas com o seu fornecedor, e assim por diante. Então, o preço estimado, depois de cobrir os custos e despesas fixos e os custos e despesas variáveis, deve cobrir os gastos com impostos e, só depois, o excedente é o que chamamos de lucro.

Esse foi apenas um “resumão” da contabilidade a ser feita para precificar mais corretamente os serviços que sua escola presta, porém, recomendamos fortemente a contratação de um especialista para que ele faça essas contas corretamente e de forma precisa para você.

3) Subestimar a importância da qualidade

Pensando em reduzir custos, alguns gestores optam por materiais didáticos e ferramentas de ensino considerados inferiores aos dos concorrentes, subestimando a importância da qualidade dos mecanismos didáticos utilizados, dizendo que “o material não fará tanta diferença assim no aprendizado”, ou então, que “o aluno não sentirá a deficiência na qualidade”.

A baixa qualidade pode causar um grande desconforto dentro da instituição: os alunos começarão a reclamar do curso, se sentirem enganados e consequentemente poderão até solicitar o cancelamento do curso e ainda o reembolso das mensalidades. Isso com certeza enfraquecerá a reputação da escola perante consumidores e concorrência.

Existe também a dificuldade em se medir o nível de qualidade. Isso ocorre em empresas dos mais diversos ramos. No caso de uma instituição de ensino, esse assunto daria um estudo grande e complexo, mas aqui, vamos resumi-lo. O nível de qualidade pode ser sim mensurado, mas não de acordo com o que o gestor da instituição ou o seu colega de trabalho acha. Para mensurar a qualidade do serviço prestado (o curso), deve-se utilizar índices de qualidade, elaborados e coletados de forma correta. De posse das amostras coletadas (os dados da pesquisa em si) e armazenadas em um banco de dados é que é possível estimar os níveis de qualidade.

4) Executar sem planejar (ou planejar incorretamente)

O fato do gestor escolar não definir metas concretas comprometerá drasticamente para o desempenho da escola.

A obrigatoriedade de uma meta para a sua escola é imprescindível. A meta definida não precisa ser a melhor meta (ou a meta que irá lhe trazer o melhor dentre todos os resultados). É claro que isso seria o correto, definir a melhor meta. Porém, mais importante que isso, é que ela seja bem definida e esclarecida por entre todos os colaboradores e, principalmente, SEJA ALCANÇADA!

Com uma gestão escolar funcionando de forma estagnada e sem metas, é certo que em médio prazo, a escola se torne ultrapassada (seja em relação a sua metodologia, quanto a sua estrutura), deixando de ser uma opção para quem deseja se qualificar.

Além das metas, é importante que a escola planeje bem todas as suas operações e ações de marketing. Esse planejamento deve ser delegado aos colaboradores com capacidades para isso. Digo isso porque muitos donos de escolas acreditam que sua intuição, ou o simples fato de serem os diretores, lhes dão superpoderes que os tornam capazes de tomar as melhores decisões estratégicas. Fique atento, pois essa mentalidade também pode ser um dos pilares da falência!

5) Ser resistente a inovação e novas ideias

Muitos gestores baseiam sua administração em cima de conceitos ultrapassados e ideias arcaicas. Isso pode ser um fator limitador dos negócios. Não estou dizendo que possuir algum conservadorismo não seja bom para o negócio. A questão aqui é saber dosá-lo!

Buscar mudanças e implementar novas ferramentas tecnológicas ajuda muito a monitorar as rotinas escolares e a melhorar o desempenho da instituição de ensino e, consequentemente, o faturamento.

Às vezes essa postura conservadora não acontece por falta de recursos para investimentos, mas sim porque o gestor acredita que domina o gerenciamento e não necessita de aperfeiçoar ou modernizar os sistemas.

Aceite e estimule seus funcionários a pensarem novas ideias de gestão para a otimização e automação das rotinas escolares e busque uma consultoria sobre as inovações do mercado educacional, tanto em aprendizagem quanto em gestão.

6) Contratar colaboradores não capacitados

Alguns gestores não se atentam na hora de contratar um colaborador sem as habilidades adequadas da função que irá exercer, não tendo a noção dos prejuízos que podem causar a escola, principalmente no caso de cargos de grande responsabilidade.

Vamos a um exemplo que ocorre com frequências nas empresas que estão com objetivo de reduzir custos com salários: contratar um auxiliar de escritório para exercer o cargo de auxiliar financeiro, ou seja, contratar alguém que é capaz de lidar apenas por pequenas tarefas de escritório para se responsabilizar em lançar e controlar receitas e despesas.

Esse erro se agrava ainda mais se o gestor não fornece nenhum treinamento para a função.

7) Desestimular a comunicação interna

Fazer com que esse tipo de cultura negativa entre os funcionários ou setores da instituição se enraíze pode afetar profundamente no relacionamento dos alunos com a escola.

Em alguns casos específicos, criar ambientes competitivos pode estimular o desenvolvimento e o surgimento de novas ideias, mas na maioria dos casos, opte por criar ambientes colaborativos.

Outra questão é não confundir um ambiente competitivo, que como eu mencionei, até pode gerar bons resultados, com um ambiente de fofoca e tentativas de atingir negativamente o companheiro de trabalho.

Portanto, estimule a boa convivência entre os colaboradores, promovendo eventos de confraternização e atividades de integração periodicamente.

Muito bem! O que achou das dicas acima? Esqueci de alguma dica importante? Conte-nos sobre a sua experiência no assunto e deixe mais alguma dica nos comentários. Continue nos acompanhando! 😊

 

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