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Captação e (principalmente) Retenção de alunos – Como alcançar estes dois objetivos

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É muito comum encontrarmos escolas que se preocupam em investir apenas em trazer novos sem se preocupar em reter os que já estão matriculados.

Porém, essa é uma tentativa de contornar o problema de evasão, e não o solucionar efetivamente. Além do mais, mesmo que talvez se consiga manter o número de alunos com essa prática, a qualidade do serviço prestado evidentemente diminui.

É necessário encontrar a principal causa (ou principais causas) responsáveis por elevar o número de evasões e então corrigi-la. E então surge a seguinte questão: Como identificar a causa, ou principais causas, da minha elevada taxa de evasão?

A resposta para essa pergunta é um pouco complexa. Primeiro, é imprescindível que sua escola colete todos os dados referentes a captação e evasão de alunos e seja capaz de analisá-los. Uma boa forma de fazer isso é possuir alguns indicadores, com suas devidas métricas.

Se a sua escola não coleta todos os dados necessários periodicamente e não possui indicadores, será praticamente impossível encontrar a real causa do problema. Como já dizia William Edwards Deming, “O que não pode ser medido, não pode ser gerenciado”. Para saber mais sobre coleta de dados e trabalho eficaz com indicadores de desempenho, faça o download gratuito de nosso EBOOK – Como avaliar a gestão escolar clicando Ebook gratuito.

Depois, com as informações dos indicadores em mãos, é possível trabalhar em cima delas para encontrar a causa do problema de evasão.

Uma ferramenta interessante para se chegar até ela é o Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de causa e efeito ou também como Diagrama Espinha de Peixe. Se trata de um método de raciocínio lógico usado para levantar as possíveis causas e depois ir aprofundando-se na questão, encontrando as causas primárias, que são as que gerou as causas secundárias e terciárias, e assim por diante. Para compreender essa ferramenta recomendo a leitura do livro Gestão da Qualidade, 10ª edição, da editora FGV, a partir da página 109, cujos autores são: Cierco, Rocha, Mota, Marshall Junior e Amorim.

Depois de termos conversado sobre a relação entre captação e evasão, vou dar algumas dicas para melhorar a gestão desses dois objetivos organizacionais. Veja só!

Retenha desde a captação

Na hora da equipe de vendas fechar a matrícula, é sua responsabilidade expor todas as informações referentes a toda a trajetória do aluno na instituição. Os desejos e intenções desse aluno devem ser aderentes ao funcionamento da escola ou, pelo menos, devem ser atendidos pela instituição.

Portanto, é importante expor com clareza e riqueza de detalhes informações sobre a estrutura, método de ensino, equipe, resolução de problemas e feedback, cancelamentos, políticas de pagamento — inclusive com relação aos possíveis reajustes — entre outros temas pertinentes.

A palavra-chave aqui é: atender às expectativas do cliente. Então, além do que já foi dito, é importante que o vendedor conheça o perfil desse aluno, suas reais intenções, as suas condições de realização dos pagamentos etc. Muitos vendedores realizam vendas que estão claramente destinadas a dar errado, ou seja, que deixam evidente que em alguns meses o aluno em questão irá “desistir” do curso. Eles fazem isso pois almejam exclusivamente aumentar o número de alunos ou uma comissão por venda. Por isso os indicadores se fazem importantes! Pois assim é possível traçar a porcentagem de evasão de alunos que determinado vendedor captou e, assim, avaliar a qualidade de captação desse vendedor.

Soluções para pendências financeiras

Outro fator importante é informar desde a matrícula as informações referentes aos pagamentos, expondo os prováveis reajustes, taxas extras etc. Deixe a política de inadimplência escolar bem esclarecida, de forma que professores, gestores e demais integrantes da equipe estejam a par das regras e mantenham o mesmo discurso com os clientes, para não haver discrepância de informações. Isso ajudará na organização financeira da família.

Outra questão é o modo, a maneira de tratar as pendências financeiras dos clientes. Seja educado 110% do tempo, sem expor o aluno em público. Em casos mais extremos, sempre que possível, ofereça soluções paliativas, como descontos e parcelamentos de dívidas.

Invista em relacionamento

Uma das estratégias para reduzir a evasão de alunos é trabalhar a fidelização. E para isso, é imprescindível ter uma boa estratégia de relacionamento.

Converse com os estudantes por meio das redes sociais, e-mail e, sobretudo, deixe muito claro que há um canal aberto e que interações são bem-vindas. A palavra-chave dessa dica é: modernize-se!

Além disso, trabalhar estratégias de relacionamento com os pais também é fundamental. Mantenha um diálogo aberto e disponibilize informações atualizadas e constantes sobre a instituição a fim de trazer mais segurança à família. Pode ser por meio de um informativo mensal (entregue quando o pai for realizar o pagamento, por exemplo), ou por SMS, dentre outros meios.

Fora do ambiente da sala de aula, ações que promovam o relacionamento dos pais, alunos e comunidade (como feiras, convenções etc.). Esses eventos são interessantes para gerar aproximação com a instituição e fortalecimento de vínculos, além de criação de vínculos entre alunos, como networking, criação de amizades. Além disso, esse tipo de prática contribui para a criação de um bom ambiente escolar, que contribui para a construção de uma cultura organizacional positiva!

E aí, o que achou das dicas de hoje? Tem alguma experiência a compartilhar? Esquecemos de alguma dica importante? Deixe-nos seu feedback nos comentários! E continue nos acompanhando. 😊

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