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Como organizar corretamente sua secretaria escolar

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Uma pessoa que chega a sua escola, mesmo que seja pela primeira vez, seja ela um aluno, responsável ou um potencial aluno, já tem em mente o lugar em que ela irá: a secretaria escolar.

Ela é, principalmente, o lugar que irá recepcionar as pessoas e fornecer informações. Porém, ela é um setor escolar que dispõe de muitas outras responsabilidades.

Podemos citar as principais e mais comuns atividades e responsabilidades como sendo:

  • Manutenção das informações de alunos, professores e funcionários. É claro que não são todos os tipos de dados que são pertinentes ao secretário escolar (como por exemplo o salário de funcionários ou contratos de trabalho), além disso variar muito de empresa para empresa, mas mesmo assim, muitos desses dados acabam passando primeiro pela mão do secretário.
  • Alguns trâmites administrativos que permitem o bom funcionamento da escola também são realizados pelos que trabalham na secretaria. Novamente, isso varia de instituição para instituição de ensino.
  • É a porta de entrada da escola e consequentemente o seu “cartão de visita”. A secretaria escolar precisa apresentar organização e possuir profissionais que possam receber com um tratamento diferencial quem adentrar a instituição.

Pode-se notar que há uma variação rotineira entre desempenhar atividades operacionais (como organizar informações cadastrais de alunos e professores) e processos de atendimento. Então, com tanto entra e sai e muito trabalho a ser feito, será que é possível não surtar? Sim, e não é só possível como essencial para a manutenção da boa imagem da instituição. Veja a seguir algumas ideias!

Categorize as informações

É importante ter em mente a organização dos documentos, certificados de alunos, contratos etc. Alguns destes documentos passam pela secretaria, mas precisam ser encaminhados para outros setores da escola. Então, a dica aqui é criar categorias e lugares fixos para o armazenamento de cada tipo de arquivo passível de passar pela secretaria. Dentro de cada tipo de arquivo, estude a melhor forma de arrumá-los: por data, ordem alfabética etc. Depois de criadas essas categorias, é importante que todos os funcionários da secretaria estejam cientes da disposição dos arquivos. Gavetas com chaves são importantes, por exemplo, para manter os arquivos de forma segura. Também não se deve esquecer que essa organização deve ser válida para todos os turnos da secretaria (manhã, tarde e noite).

Obtenha tudo que é necessário

Não adianta querer organização sem ter onde ou como colocar devidamente os materiais e documentos. Parece óbvio, mas muitas pessoas subestimam o fato de ter ou não ter um recurso que irá contribuir direta ou indiretamente para a organização, seja agilizando o processo ou tornando-o mais seguro. Se há algo que você enxerga que irá contribuir para a rotina do secretário(a), não hesite e solicite ao seu superior (você vai precisar de ter um bom argumento pra isso, é claro).

Por isso, é imprescindível que a secretaria da escola possua armários, gaveteiros (talvez com chaves) e prateleiras. Caixas organizadoras e arquivos são excelentes para guardar documentos, de acordo com a necessidade de acesso. O local também precisa de mesas e cadeiras dispostas de forma a não atrapalhar a circulação (uma questão de ergonomia e segurança do trabalho).

Preze pela organização da secretaria escolar

Organização também pode ser considerada como uma característica comportamental, e que devemos encarar como um hábito. Periodicamente é sim interessante parar as atividades de rotina (operacionais) e dedicar-se a organizar o setor. Esse “período” da pausa também é algo que já deve ser previamente determinado pelo gestor. Mas mais importante que isso, é o hábito de manter a organização, ou seja, praticá-la a cada atividade. Aquelas famosas regras de organização, que servem para qualquer setor ou ramo de atividade, também são aplicadas na secretaria escolar: Você abriu, feche. Acendeu, apague. Ligou, desligue. Desarrumou, arrume. Está usando, trate com carinho. Quebrou, conserte (se não sabe ou não lhe compete consertar, chame quem o faça ou o responsável). Pediu emprestado, devolva. Não sabe como funciona, não mexa. Não lhe diz respeito, não se intrometa. Prometeu, cumpra. E lembre-se que você não trabalha sozinho, ou seja, dizer “Ah, está um pouco desorganizado, mas eu sei onde está” aqui não vale. Afinal, todos que trabalham no setor devem saber onde cada coisa está.

Atenda muito, muito, muito bem!

O atendimento na secretaria deve ser prestativo e cordial. Os funcionários precisam receber treinamento adequado para resolver todo tipo de problema que aparecer e em qualquer circunstância, além de saberem discernir o que deve ser encaminhado à direção ou à coordenação pedagógica.

A coerência também é importante: as pessoas reparam que um dia você as atende bem e, no outro, as trata com descaso. Isso faz parecer que quando você as trata bem, é por falsidade. Então, é fundamental ser coerente e tratar as pessoas exatamente da mesma forma, todas as vezes, seja presencialmente ou por telefone. Não deixe que os problemas de casa ou até mesmo problemas internos interfiram no seu modo de tratar quem passa pela secretaria (acredite: essa é uma das práticas mais difíceis, se não for a mais difícil!).

E sobre o telefone: tocar nunca é bom, nem para quem liga e nem para quem vê a situação ocorrer. Em último caso, atenda ao telefone com educação e peça para a pessoa aguardar um instante na linha.

Aumente o uso da tecnologia

Para otimizar as realizações das tarefas nada melhor do que investir em tecnologia. Existem diversos sistemas de gestão escolar que podem auxiliar na organização e facilitar o trabalho, deixando os funcionários mais livres para os atendimentos. Dessa forma, o armazenamento, processamento e acesso às informações ficam mais práticos e seguros. Fazer uso da tecnologia nas empresas e principalmente nas instituições de ensino deixou de ser uma escolha e se tornou uma obrigação para quem quer se manter no mercado e se posicionar bem diante da concorrência.

E aí, o que achou das dicas de hoje? Esquecemos de alguma dica importante ou você tem alguma experiência para compartilhar com a gente? Deixe-nos um comentário abaixo. Continue nos acompanhando 😊

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