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Alunos com mensalidades atrasadas – Como negociar?

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Essa é uma adversidade que todas as instituições de ensino enfrentam e que, em algumas situações, é inevitável. O excesso de inadimplências pode trazer sérios problemas financeiros a qualquer empresa, o que não é diferente para instituições de ensino, porque afetam diretamente no planejamento da receita, o que pode acarretar no não fechamento das contas. O primeiro passo é enxergar que é necessário se armar de diferentes estratégias e métodos para evitar que essa situação adversa aconteça. O segundo passo é ter em mente que em muitos casos a inadimplência ocorrerá sem que a escola consiga evitá-la e, quando ocorrer, deve estar preparada para conseguir reverter a situação de forma rápida e amigável antes que o ocorrido afete as finanças da instituição.

Usando das táticas que listarei abaixo, você e sua equipe serão capazes de minimizar a ocorrência de casos de inadimplência e também saberão como resolver os casos pendentes com excelência. Here we go!

Departamento de cobrança


É importante que sua escola tenha uma pessoa responsável pela cobrança ou mesmo um departamento com uma equipe que execute tal função. A operação de cobrança não deve ser feita por alguém que esteja em contato direto com os alunos/responsáveis para que a cobrança ocorra de forma mais impessoal, evitando constrangimentos. Dessa forma, o primeiro passo é especificar quem será essa pessoa ou equipe.

Documento padrão de procedimentos


O ato de cobrança é uma operação da empresa e precisa ser gerida como tal. Todo o procedimento de cobrança deve ter um padrão preestabelecido, documentado; ele deve ser fornecido e muito bem explicado a todos da equipe. Deve também ter um responsável que irá atualizá-lo e informar a equipe da atualização sempre que necessário.

Este documento padrão, especificando o passo a passo, deve ser seguido em todas as situações de inadimplência. Veja sugestões dos passos a serem seguidos:

  • Primeiro: Telefonar um dia após a data de vencimento da mensalidade para verificar a causa do não pagamento e anotá-la em um banco de dados devidamente organizado. Pode ser que o responsável apenas se esqueceu de pagar. Lembre-se de não realizar a cobrança a um terceiro: ela deve ser feita apenas ao contratante, que deve ser maior de idade.
  • Segundo: Combinar com o responsável o pagamento para 3 dias (no máximo), a partir da data da ligação e anotar a data combinada.
  • Terceiro: Enviar um e-mail um dia antes da data acertada para lembrar o responsável do que foi acertado entre as partes.

Quanto mais os passos acima forem detalhados no documento padrão, melhor serão desempenhadas as funções pelo seu departamento de cobrança.

Cada situação em particular deve conter pelo menos, obrigatoriamente, essas informações:

  • A data em que houve diálogo.
  • Com quem o cobrador conversou.
  • Quem foi o responsável por fazer a cobrança.
  • Qual ou quais foram os motivos do não pagamento.
  • Como ocorreu o diálogo e o que foi acordado (ficou decidido) entre as partes.
  • Qual o prazo estipulado para o pagamento.
  • Data da conclusão da operação e descrição de como foi o desfecho, normalmente quando o pagamento é recebido.

Negociar facilitações de pagamento


Se ainda assim o responsável não acertar a dívida, alguém do departamento de cobrança deve convidá-lo para vir negociar pessoalmente. Nesse momento, deve-se pensar em outros meios, como por exemplo: parcelar a dívida ou conceder algum tipo de desconto ou facilitação.

Sabemos que receber menos é melhor que não receber nada, porém, deve-se ter sensibilidade para avaliar se o cliente realmente não tem condições de quitar o valor integral da dívida. Uma segunda alternativa é, caso o responsável que está em débito preste algum tipo serviço que possa ser útil para a escola, negociar a troca do serviço pela dívida. Por exemplo: o cliente em débito é um bom eletricista e sua escola está precisando de reparos elétricos. Então, por que não negociar a dívida pela prestação do serviço?

Deixar claro em relação às consequências


Caso chegue a data do pagamento e o responsável ainda não acertou as contas, deve-se voltar a conversar e procurar estabelecer uma nova data. É importante deixar claro para o responsável a gravidade da situação, sempre usando de educação e boa oratório por se tratar de um assunto extremamente delicado. O encarregado pela cobrança deve deixá-lo ciente que caso o montante não seja pago, conforme previsto em lei, o título poderá ser levado a protesto.

Como maximizar a prevenção de inadimplência


A instituição deve adotar algumas importantes medidas preventivas para evitar que a inadimplência ocorra, como checar se os responsáveis pelo aluno não possuem alguma restrição no nome e também oferecer descontos para quem efetuar o pagamento antecipado a fim de estimular o pagamento dentro do prazo.

Ao notar que os procedimentos adotados anteriormente com determinado cliente não funcionaram, é hora de planejar uma nova estratégia de cobrança. É preciso ser criativo e pensar em outros meios para evitar a inadimplência, sempre tendo conhecimento do que está previsto na lei para evitar complicações para a escola.

É essencial que os funcionários da escola nunca se alterem, mantendo a compostura, mesmo em situações adversas. Caso o responsável fique muito irritado e aja de modo inoportuno cabe ao cobrador manter-se calmo e paciente. Cuide também para que ninguém exponha os alunos cujos responsáveis estão em débito com a instituição. Por isso, todo o procedimento de cobrança deve ser conduzido de forma sigilosa e extremamente discreta; esta é uma questão apenas entre a escola e os responsáveis.

Espero que tenha curtido e tirado proveito de nosso post. Siga as dicas dadas para otimizar suas operações de cobrança. Continue nos acompanhando! 😊

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