Neste momento são privilegiados as contas obrigatórias para a subsistência, como água e luz, e depois as que recebem mais cobranças. Desta forma, se a escola não tiver um programa de cobrança eficaz ficará nas últimas colocações na ordem de pagamento. Enfim, em época de pouco dinheiro, paga-se primeiro quem cobra mais.
Outro fator importante é o problema da criação da cultura do atraso. Pais que deveriam pagar a mensalidade no quinto dia útil somente quitam o carnê ou boleto no final do mês, contando a falta de cobrança, complacência e desorganização da escola. Esta cultura do atraso tende a se alastrar e afetar o fluxo de caixa.
Identifique cobranças “não recebidas”
A mais eficaz forma de reduzir o atraso e inadimplência é demonstrar desde cedo que a instituição notou a pendência financeira e que irá, de forma educada e objetiva cobrá-la e para isso é essencial ter um sistema que automatize o faturamento, o controle de recebimentos e a gestão de contratos (matriculas).
Para isso, faça sempre uma análise de indicadores relacionados à redução de inadimplência e permita uma tomada de ação rápida por parte de sua equipe de cobrança. Essa é a forma mais indicada para reduzir sistematicamente a taxa de alunos inadimplentes de sua escola.
Se isso não for feito, um tempo precioso será gasto enquanto seus colaboradores identificam e conciliam todos os recebimentos manualmente. Além de causar muitos equívocos e falhas, tal medida acabaria gerando um gasto desnecessário em horas que poderiam ser utilizadas na cobrança efetiva dos clientes.
O importante é não deixar o atraso (dentro do mês) transformar-se em inadimplência (de um ou dois meses) e, posteriormente, evoluir para inadimplência mórbida (atraso de três ou mais meses), pois quanto maior o valor da dívida, mais difícil será sua quitação.
Nos dias de hoje a escola deve priorizar a cobrança por telefone, mas o envio de SMS, cartas e e-mails também são importantes. Após dois dias de atraso do pagamento do carnê ou boleto, um responsável deverá efetuar a primeira ligação e continuar os contatos até no mínimo o terceiro mês de atraso. Logicamente, existem casos que devem ser analisados com mais cuidado e ponderações.
A partir do terceiro mês o nome deverá ser inscrito no cadastro de mais pagadores (SPC ou SERASA).
Facilite o recebimento para reduzir a inadimplência
Dar opções diversas para o recebimento da mensalidade é a melhor forma de fazer com que o pagamento seja realizado. Você pode, por exemplo, oferecer uma espécie de carnê com todos os boletos e mensalidades que a pessoa deve pagar; pode já no ato da matricula já entregar este carnê, pode enviar, com 30 dias de antecedência ao pagamento, o carnê ou boleto da mensalidade que irá vencer via e-mail; o responsável/aluno pode receber o carnê ou boleto impresso via correios com 20 dias de antecedência ao pagamento; e, dois ou três dias antes do prazo final, ainda pode receber o código de barras via SMS. Dessa forma, sua escola terá a certeza de que o responsável/aluno teve tempo hábil para se planejar e não encontrou nenhuma dificuldade para pagar aquela mensalidade.
Re-geração de carnês ou boletos automática
Além dos avisos de que o aluno já está com a situação de inadimplência, sua escola pode enviar um e-mail explicando o passo a passo de como ele pode gerar novamente carnê ou o boleto (já com os juros e multas calculados) para poder efetuar o pagamento na recepção da escola, via Internet Banking, caixas eletrônicos ou representantes bancários. Indique ao responsável/aluno que isso evita que ele efetue o pagamento presencialmente “na boca do caixa” para que o atendente calcule a multa e os juros. O resultado é a economia de tempo para o responsável/aluno e a redução da inadimplência para a sua escola.
Tenha uma régua de comunicação eficiente
Estabelecer uma frequência de comunicações e avisos sobre a situação de inadimplência do responsável/aluno é uma das maneiras mais eficientes de reduzi-la.
Por isso, crie modelos de e-mails, SMS e de ligações telefônicas para avisar o responsável/aluno sobre os problemas que essa situação pode ocasionar, como multa, juros, suspensão das aulas, inclusão no cadastro de proteção ao crédito, protesto, entre outras formas previstas no contrato de serviços.
Criamos para você um script de cobrança via telefone, faça o download!
Lembre-se: de maneira alguma as mensagens ou métodos de cobrança podem expor o cliente a situações constrangedoras, pois isso feriria o artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor e sua empresa poderia ser acionada na justiça.
Suspender as aulas
Ao entrar em situação de inadimplência, muitos consumidores criam listas classificando e categorizando serviços (seus cursos) que são indispensáveis e prestadores de serviços (sua escola) que são mais fáceis para se negociar, sendo priorizados aqueles que são mais essenciais e justos na negociação. Por isso, se a comunicação com prazo final para pagamento não surtir efeito, suspenda as aulas até que a parcela ou a dívida seja paga.
Existem ferramentas como o SGDA Plus que faz o bloqueio automático da a aula do aluno com mensagens educadas e sem constrangimentos após um período de inadimplência!
É importante perceber que nem sempre a isenção de juros ou manutenção do serviço fidelizará seu aluno, pois ele pode atribuir essa falta de cobrança ou de suspensão à desorganização, bondade ou não essencialidade de seus serviços e produtos, o que levaria a postergações sucessivas em futuros pagamentos, busca por outras escolas e elevação da taxa de inadimplência da sua escola.
Você utiliza alguma regra adicional visando à redução da inadimplência? Comente conosco sua experiência!
