A importância de um setor de vendas e como montar o seu setor

Você possui uma empresa e como toda empresa, a sua vocação é de vender produtos ou serviços para obter lucros.

Sendo assim, em toda empresa existem vários setores que contribuem para o bom funcionamento da mesma.

Destacamos três setores que são base de qualquer empresa:

• Setor Financeiro

Administra o fluxo de dinheiro da empresa, faz os pagamentos e recebimentos, acompanha o cadastro dos clientes e dos fornecedores. No caso de uma escola é a recepção ou a diretoria.

• Setor Produtivo

Fabrica o produto ou faz o serviço. No caso de uma escola são os professores ou monitores e a sala de aula.

• Setor Comercial (Vendas)

Divulga e vende o que a empresa produz. No caso de uma escola é o setor de vendas. Este setor se torna ainda mais necessário quando a concorrência é grande e o produto oferecido não é uma necessidade primária.

Esta estrutura de empresa é igual para qualquer empresa, de qualquer tamanho ou qualquer ramo. Cada setor é essencial para obter o sucesso.

Imagine uma empresa pequena, simples, uma padaria, por exemplo. O padeiro faz o pão e o caixa recebe a conta, mas e se não tiver ninguém para servir ou atender(vender)?

Outro exemplo: você precisa comprar um calçado, o sapato está na vitrine, o caixa espera para receber, mas e se não tiver nenhum vendedor para atendê-lo?

Imagine agora uma empresa grande, a Xerox, por exemplo, que vende copiadoras e impressoras. Ela fabrica o produto, tem um setor administrativo grande, mas e se não tivesse vendedores para oferecer seus equipamentos?

Agora você entendeu a importância de um setor de vendas na sua empresa?

No ramo de escola há o costume de trabalhar com divulgadores: pessoas que viajam de cidade em cidade e fazem, durante alguns dias, um trabalho de venda.

Será que somente este tipo de trabalho de vendas em sua escola está correto?

Vamos voltar aos nossos exemplos: imagine que a padaria contrate um divulgador para vender seus pães durante uma semana. Com certeza, durante uma semana venderá muitos pães. Porém, quem irá vender depois que os divulgadores forem embora?

Se a loja de sapatos contratar divulgadores para vender seus sapatos durante uma semana, o que vai acontecer? Durante uma semana venderá muitos sapatos, mas, quem venderá depois?

Divulgadores em uma escola é a mesma coisa. Durante uma semana vendem muito, pois alguns são eficientes no que fazem, mas as vendas param quando vão embora. Aos poucos os alunos vão concluindo seus cursos, sumindo ou cancelando, logo a escola se encontra sem alunos e com sérios problemas.

É essencial que o dono de uma empresa, conscientize-se de que é necessário ter seu próprio setor de vendas, pois é um dos três setores fundamentais de uma empresa de sucesso.

Mesmo que este setor seja constituído inicialmente de apenas uma pessoa, é necessário que se tenha alguém dedicado somente para esta função.

A seleção da minha equipe

No tópico anterior você pôde observar o quanto é importante você ter um setor de vendas na sua empresa. Agora que você resolveu montar seu próprio setor de vendas é primordial estabelecer o perfil ideal para este cargo e iniciar o recrutamento.

Para recrutar é muito simples: é necessário divulgar!

Você pode divulgar dentro do seu estabelecimento, colocando cartazes, ou ainda divulgar através de anúncios em jornais da sua cidade, nos classificados de emprego, redes sociais, rede de amigos e conhecidos, etc.

No seu anúncio seja claro, objetivo quanto ao tipo de pessoa que você deseja, os trabalhos a serem desenvolvidos, horários de trabalho e demais requisitos e peça o currículo do candidato.

Após divulgar e conseguir candidatos a vaga aberta, chegou a hora de você entrevistar os candidatos. Quais os requisitos para você escolher a pessoa ideal?

Vamos lá, iremos lhe ajudar, veja os requisitos abaixo!

Aparência: a primeira impressão é sempre a que fica. Alguém muito produzido ou nada produzido pode vincular a imagem ruim da sua empresa. Todos os critérios físicos entram em jogo nessa hora, até o cheiro. Em geral, uma pessoa tem a tendência de vir “bem arrumada” para uma entrevista e, uma vez conquistado o emprego, virá mais relaxada, Se a pessoa não veio “bem arrumada” na entrevista, imagine como será no dia-a-dia.

Linguagem: o português é um idioma completo na escrita. Porém, ao falar, com um mínimo de esforço, dá para se apresentar de maneira correta. Evite as pessoas que se expressam de maneira errada, utilizam gírias, etc. É a imagem de sua empresa que está em jogo.

Raciocínio: teste o raciocínio da pessoa, observe se ela assimila rapidamente as informações que você passa. Alguém que raciocina rapidamente terá mais habilidade para negociar em uma venda.

Disponibilidade: clientes podem se apresentar em qualquer horário, sendo assim você vai precisar de pessoas que possam estar presentes a qualquer hora. Os horários podem ser revezados, por este motivo talvez seja necessário ter vendedores disponíveis.

Honestidade: parece ser um requisito básico, mas após algumas entrevistas você verá que até na hora de apresentar um currículo tem pessoas que não resistem em mentir sobre o cargo no qual atuou, no valor que ganhava, etc.

Experiência: ter experiências em vendas pode ser um ponto positivo, mas ter experiência em vendas de cursos pode ser um ponto negativo. Por quê? Porque pode trazer consigo experiências negativas e por este motivo se tornar aquela pessoa negativa, que sempre fala: “Isso já fiz e não deu certo” ou “Vou fazer, mas sei que não vai dar certo”, etc. Pode ser preferível escolher alguém com menos experiência, mas que você possa modelar do seu jeito.

Evite as pessoas negativas! Elas sempre têm um problema para cada solução…

Necessidade de trabalhar: o vendedor precisa ser alguém ativo, não apenas um atendente. É uma venda ativa onde a remuneração será baseada nas comissões. Portanto, escolha pessoas que tenha responsabilidade, que necessitam do salário para sustentar a casa, etc. Evite escolher pessoas que irão trabalhar para ganhar mesada ou simplesmente para não ficar sozinhas em casa.

Existem muitos outros critérios que podem entrar na seleção de um bom vendedor. Muitas vezes, só de conversar com a pessoa você já sabe se combinará ou não com sua empresa e com o cargo a ser ocupado.

Seja criterioso e, se você achou que encontrou a pessoa certa, faça um teste com ela.

A entrevista passo-a-passo

Receba a pessoa com o currículo e peça para que ela se apresente: nome, idade, filhos, situação familiar, estudos, experiências anteriores, etc

Acompanhe os dizeres da pessoa através do currículo.

Faça algumas perguntas pertinentes, tais como: funções e tarefas realizadas nos últimos empregos, motivos de saída, etc.

Após conhecer melhor a pessoa, informe exatamente o que você espera do futuro vendedor e quais tarefas deverá cumprir:

• Visitas externas, Telemarketing, divulgações, feiras, visitas em empresas e em escolas, ec.
• Disponibilidade de horário
• Salário previsto
• Registro

Explique qual o perfil de vendedor que você procura:

• Responsável
• Dinâmico
• Autônomo
• Criativo
• Honesto
• Guerreiro
• Que quer e precise ganhar dinheiro
• Respeite as políticas da empresa e principalmente a empresa
• Que cumpre metas

Pergunte para o candidato o que ele acha do trabalho que você está oferecendo, se ele se interessa e, se for positivo, por que ele seria o candidato ideal?

Faça então a pergunta que vai revelar a postura do candidato, se é uma pessoa tipo atendente passivo, que espera o cliente chegar, ou se é uma pessoa dinâmica, que vai em busca de novos clientes.

Pergunte: “Se eu escolher você e passar todos os treinamentos que você precisa para oferecer os cursos, como seria seu primeiro dia de trabalho? O que faria para conquistar novas matrículas?”

Se a pessoa responder que iria em busca de novas pessoas através de telefonemas, visitas, lista telefônica, amigos ou parentes, ou alguma outra forma, então ela tem um perfil mais ativo.

Se a pessoa responder que iria explicar os cursos e passar valores, sem antes procurar pelos alunos, então essa pessoa tem perfil passivo, de alguém que fica esperando o cliente chegar para atendê-lo. E não é isso que queremos!

Finalmente, explique para a pessoa que, caso ela seja selecionada, você entrará em contato e a convidará para uma semana de teste.

Pergunte para o candidato se há alguma dúvida sobre o serviço.

Pode ser interessante fazer algumas perguntas finais para encerrar a entrevista, como uma ideal é: “Porque deveria escolher você para este cargo e não outro candidato?” Você verá na resposta o poder da pessoa em vender algo. Fica ao seu critério a decisão.

Terminou a entrevista, o resultado final depende de você, do que você sentiu na entrevista.

Não deixe de levar em consideração a atitude da pessoa, o tom de voz, a aparência e outros fatores que podem influenciar, pois essa pessoa vai representar sua empresa.

O trabalho a ser feito

O setor comercial de uma empresa deve ser o setor mais ativo, pois é ele que fornece “o alimento” para a empresa. Se ele não vender, os demais setores não poderão funcionar.

Existem várias tarefas para o setor comercial ou vendas:

Divulgação: a divulgação da sua empresa depende de cada contato que seus vendedores farão por meio de telemarketing, andando pela rua, distribuindo panfletos, redes sociais, visitando empresas, etc. Essa divulgação deve ser constante, pois por mais que ela não traga um retorno imediato, ela é um modo de mostrar que sua empresa está ativa. Seu time de vendedores representará sua empresa todos os dias do ano e o público os assimilará à sua empresa. “Conhece o Fulano da empresa Tal?”

Negociação: o forte de um vendedor é o seu poder de negociação. Ele irá negociar tudo para você, oportunidades de publicidade, participação em eventos, entradas em escolas ou empresas para divulgação, convênios, etc.

Captação: a captação é o fato de você conversar cara-a-cara com as pessoas. Você não está mais jogando panfletos, você está conversando diretamente com o interessado. É o momento da sedução, onde você irá achar os argumentos certos para atrair seu novo aluno.

Fechamento de vendas: fechar o contrato se aprende, não é por acaso. Você tem que ter passado por uma série de etapas que levam o seu futuro cliente a confiar em você. Ele quer o que você tem e você tem o que ele quer. Resta acertar os termos do acordo: valor da mensalidade, quantas horas de aula, quais cursos, etc.

O vendedor tem que ter o instinto de um caçador, caçados de bons negócios, sempre alerta e atendo a tudo que acontece na cidade. Deve aproveitar cada oportunidade em benefício da empresa.

Você deve ter percebido o tanto de atividades que se tem para fazer e o quanto o trabalho de vendedor é um trabalho ativo.

Então nunca se deve confundir este trabalho com o de atendente, que é um trabalho totalmente passivo. O atendente fica esperando o cliente chegar para comprar, ele não negocia, ele entrega o produto, não tem nenhuma iniciativa própria, não faz divulgação, etc. O atendente tem o mesmo papel de uma lousa, passa informações, apenas fecha vendas se a pessoa quiser mesmo comprar.

Metas, objetivos e cobranças

Uma das vantagens de se ter um setor de vendas é que você pode trabalhar estipulando metas e objetivos, podendo cobrar isso dos seus vendedores.

Isto é bem diferente, por exemplo, de uma propaganda tipo Outdoor ou rádio, onde você investe seu dinheiro sem poder cobrar nenhum resultado.

O fato de você poder estabelecer metas e cumprir com essas metas permitirá que você tenha uma administração planejada, organizada e com um faturamento mais estável.

Mas como estabelecer e cobrar essas metas?

Metas são feitas para serem atingidas. Portanto, deve sempre estipular objetivos que sejam reais e acessíveis, caso contrário, irá sempre em busca de um objetivo inatingível que logo desanimará totalmente seu time.

Estipule um objetivo que seja simples e fácil de atingir: uma matrícula por dia, por exemplo.

Se você tiver um time de vários vendedores, você pode estipular um objetivo individual e um objetivo global para o time, Tente estabelecer metas e mecanismos que não criam concorrência dentro do seu time.

Você deve estimular a concorrência entre seu time e os times de outros escolas, mas não dentro do seu próprio time.

Você pode estipular uma meta diária e uma outra semanal ou mensal. Sendo assim, você deixa a possibilidade para que o vendedor, mesmo sem vender durante um ou dois dias, cumpra com sua meta final da semana ou do mês.

Todos os dias quando o vendedor chegar no seu trabalho deverá saber o objetivo, para que se anime e cumpra-o sem demora.

O acompanhamento e a cobrança do trabalho realizado são primordiais para se ter sucesso. Portanto, você deve se organizar e ter as ferramentas para controlar o seu setor de vendas diariamente.

Dia após dia você verá a evolução de suas vendas, podendo tomar qualquer providência caso perceba algo errado. Nunca espere o final do mês para perceber que não houve vendas, cuide e acompanhe o trabalho de vendas diariamente.

Fica muito mais fácil você se reunir com seu time de vendedores ou individualmente tendo seus relatórios em mãos e observando o desempenho de cada um. É uma parceria entre sua empresa e um profissional de venda, portanto na hora da cobraça não esqueça de que vocês estão no mesmo “barco”.

Se o vendedor não está cumprindo com as metas, tem algo errado. Pode ser uma simples desanimada ou um problema pessoal, nessa hora nada melhor do que uma boa conversa franca para colocar tudo nos trilhos novamente.

O trabalho de venda é um trabalho muito cansativo e as vezes ingrato. O vendedor recebe poucos elogios e, em geral, só escuta a voz do chefe para cobrar mais e mais vendas.

Você deve aprender a agradar o seu vendedor, não somente em termo de salário, mas também lhe mostrando o reconhecimento que você tem pelos seus resultados obtidos. Agradeça, elogie, retribua e agrade. Isto criará uma dinâmica vencedora na sua empresa.

Ninguém trabalha animado para alguém que não mostra reconhecimento e só fica cobrando. O salário que o vendedor recebe não é nada mais que o fruto de seu trabalho, o dono da empresa não está fazendo mais de que sua obrigação pagando o certo.

Portanto, tem que haver uma outra relação entre o dono da empresa e seus vendedores, algo de time mesmo, para criar uma dinâmica de grupo que seja vencedora.

É muito freqüente que um vendedor, depois de um certo tempo, se cansa de vender sempre o mesmo produto. Chegará uma hora que ele não terá o mesmo ânimo e, conseqüentemente, não trará os mesmos resultados para a empresa.

Se você perceber que isto está acontecendo e que mesmo você tentando reanimar o vendedor, ele não consegue mais produzir, então deverá tomar uma decisão radical e procurar por outro vendedor.

Isto não quer dizer que o vendedor se tornou um vendedor ruim, mas que simplesmente cansou de vender o seu produto. Com certeza, se ele for um ótimo profissional, irá se dar bem novamente em outra empresa vendendo outro produto.

A legalização e remuneração

O vendedor, como qualquer outro empregado, deve ser registrado em carteira como estipula a lei.

Isto custa caro? Não, se o vendedor cumprir com o seu papel e atingir suas metas.

Procure sempre seguir está regra básica, a remuneração do vendedor deve ser baseada em comissões sobre resultados.

Por ser registrado o vendedor não poderá receber menos do que o piso salarial obrigatório por lei. Além desse salário, você deverá elaborar um “esquema” de remuneração que faça com que o vendedor possa ser remunerado em função dos seus resultados.

Como estipular a remuneração do vendedor?

Aconselhamos o seguinte esquema:

• Um fixo baixo.
• Uma comissão baseada nas vendas.
• Uma premiação baseada no resultado da meta individual.
• Uma premiação baseada no resultado global (time).

Como isto funciona na prática?

Somando os quatro valores você obterá o salário final do vendedor, aquele que corresponde ao trabalho que ele produziu. Se esse total for inferior ao piso mínimo exigido por lei da carteira, ele irá receber somente o piso. Porém, você poderá mostrar para ele que não produziu o bastante.

Caso o valor for maior, o vendedor receberá o valor integral, e é isto que é a motivação do vendedor: receber a maior quantia possível e também para o proprietário, ou seja, quanto maior o salário do vendedor, maior foi o faturamento de sua escola!

Detalhamento da remuneração

O fixo é um valor abaixo, em geral R$ 300,00 ou 400 reais, que servirá de base para o cálculo da remuneração final.

A comissão das vendas deve ser baseada no resultado obtido pelo setor de vendas inteiro. Todos irão receber a mesma comissão, sem levar em consideração quem fechou a matrícula. Isto vai conferir uma união ao seu setor de vendas, pois assim todos irão colaborar para que o resultado no final do mês seja o maior possível.

A comissão deve se basear no valor total do contrato, de modo que serve de incentivo para que se faça contratos com a maior quantidade de cursos possíveis.

Uma porcentagem correta seria de 2,5% do valor total de todos os contratos fechados no mês, esses 2,5% serão divididos entre os vendedores em partes iguais.

A premiação deve ser mais um incentivo ao vendedor. Você pode estabelecer uma tabela onde irá estipular o valor que o setor de vendas precisa atingir para essa premiação.

Por exemplo, se atingir R$ 30.000,00 de vendas, cada vendedor receberá R$ 50,00 de premiação, se atingir R$ 45.000,00 de vendas receberá R$ 75,00 e assim por diante.

Pode ter também uma premiação por quantidade de matriculas. Se sua escola cobra taxa de matricula como exemplo no valor de R$ 19,90, poderá criar uma tabela de premiação de 1 a 10 matriculas, o vendedor ficará com R$ 10,00 da taxa, de 11 a 20, R$ 15,00 e assim por diante, ou seja, um ótimo incetivo e remuneração para o vendedor.

Esta premiação é importante principalmente no fechamento de mês, muitas vezes faltam somente algumas vendas par atingir uma meta e ganhar uma premiação melhor, assim os vendedores se esforçarão mais para finalizar o mês com chave de ouro.

Existem com certeza outras opções de remuneração, cada um é livre para elaborar o seu “esquema”. Porém, esta solução mostrou seus resultados principalmente no que diz respeito em evitar conflitos entre vendedores por causa de remuneração ou resultados e facilitar a união da equipe de vendas.

Incentive a competição entre outras escolas concorrentes, mas não no seu setor de vendas. Isto pode criar situações muito constrangedoras e difíceis de ser solucionadas e que por final irão prejudicar sua empresa.

Organização

Organização, estratégia e planejamento são palavras-chave para qualquer negócio, ainda mais para um setor de vendas. Não adianta você ter um seor de vendas e não saber como organizá-lo para que se torne mais produtivo para a sua empresa.

É comum querer fazer muitas ações em um setor de vendas, mudando todos os dias uma ação para outra sem se quer finalizar a ação anterior ou planejar a ação futura.

O correto é que você planeje cada ação, organize as tarefas e a duração de cada ação durante o ano inteiro. Nunca inicie uma ação sem antes ter finalizado a anterior.

Uma forma de controlar resultados destas ações é através do SGDA, o sistema de gerenciamento escolar da Metodologia ADVANCE, com ele você consegue relatórios de matriculas oriundas de qual ação aplicada, tendo assim um horizonte de qual ação foi mais satisfatória para futuramente aplica-la novamente!

O que chamamos de ação?

Vamos dar um exemplo: você resolveu fazer uma divulgação em todas as empresas e estabelecimentos comerciais de sua cidade. Isto é uma ação. E para realizá-la você terá de definir:

• Quais são os estabelecimentos a serem visitados? Existe uma lista? Onde conseguir uma lista? Quantos estabelecimentos existem?
• Qual é a finalidade dessa ação? Fazer convênio, divulgar algum curso específico ou recolher um banco de dados?
• Como será feita a divulgação? Vai entregar algum material?
• Qual é o resultado que você espera dessa ação?

Tudo isso deve ser planejado e preparado para que finalmente chegue ao resultado esperado.

Planejando você poderá criar metas e objetivos para seus vendedores.

Planejando e organizando as açõs você criará uma rotina diária, de modo que cada um saberá exatamente o que fazer quando chegar no serviço.

É importante que se tenha uma ação planejada no mês e que, além dessa ação, existam outras tarefas diárias a serem realizadas.

Por exemplo, se este mes sua ação principal é visitar empresas, você poder estipular que das 9:00 às 11:00 e das 14:00 às 16:00 se façam visitas, pois as empresas em geral estão abertas neste horário.

Durante os outros horários de trabalho os vendedores poderão fazer, por exemplo, ações de telemarketing, ligando para novos contatos ou retornando os contatos anteriores.

Administrar o tempo, aproveitar os melhores horários para fazer suas divulgações, medir os resultados, organizar o trabalho e criar novas metas, isto tudo é o trabalho do administrador da escola.

Com o tempo você perceberá que nenhuma ação de divulgação bem realizada leva somente alguns dias, na maioria dos casos essas levam entre um e dois meses.

A Metodologia ADVANCE fornece gratuitamente para licenciados o planejamento e ações de captações e divulgações que são produzidas em conjunto com um setor de marketing próprio e aplicadas em nossa escola matriz!

Este post é um treinamento que hoje utilizamos em nossas escolas, esperamos que você o aproveite da melhor forma possível e se desejar, compartilhe conosco suas sugestões de como montar um setor de vendas, contratação e remuneração.
Até a próxima!