Você está administrando sua escola corretamente?

Uma escola é uma empresa que requer do seu administrador vários conhecimentos específicos e uma organização rigorosa para ser um empreendimento bem sucedido.

O objetivo deste artigo é dar uma orientação objetiva e construtiva de como avaliar seu negócio e como torná-lo saudável e produtivo. Todas essas dicas são facultativas ficando ao seu critério aplicá-las ou não.

A primeira orientação é utilizar um bom e completo software de administração escolar que lhe ajudará a organizar seu dia a dia, controlando suas matrículas, pagamentos, presença dos alunos, emissão de carnês de pagamento ou boletos, emitir relatórios e até imprimir o certificado de conclusão do curso.

Outra noção essencial de um dono de escola, é a distinção de pessoa física e pessoa jurídica. Frequentemente donos de negócios confundem a pessoa jurídica, que é a escola, com a pessoa física, que é o dono.

A empresa (escola) é uma entidade, uma pessoa que tem despesas, que precisa de investimentos, de treinamentos e de transmitir uma imagem positiva. Precisa ser bem esclarecido que o dono da firma e a firma são duas pessoas bem diferentes e que não podem em caso algum ter uma conta bancária em comum. O dono da empresa tem que receber um salário fixo mensal, e nesta questão, se considerar igual a todos os outros funcionários.

Tenha sempre em mente que a função do dono de escola é um papel bem completo

Por todos esses motivos, o administrador de sucesso deve escolher com o maior cuidado seus funcionários para poder confiar neles e delegar responsabilidades para cada setor. Por exemplo, não é dele a função de ficar na sala de aula controlando o conteúdo do curso, nem vender ou fazer divulgação, pois ele já tem muito que fazer administrando a empresa.

Organizando os setores

Uma escola precisa ser organizada para ser lucrativa. Quem organiza essa escola é o dono, o gerente. Uma empresa bem estruturada possui:

• Uma recepção que atende, recebe os pagamentos e cuida também da cobrança
• Um setor de vendas para a divulgação e a captação de alunos
• Um corpo letivo competente e treinado para ministrar os cursos
• Um administrador para selecionar, organizar, motivar e cuidar dos três primeiros setores

Se faltar um desses setores na sua escola, você está correndo o perigo de não ser bem-sucedido no seu empreendimento.

Planejamento

Para que você possa começar a trabalhar é importante estabelecer objetivos.

Comece fazendo uma continha simples para saber quantos alunos sua escola comporta.

Siga o exemplo da tabela abaixo:

• Coloque primeiro o número de computadores que você tem para ministrar os cursos
• Quantidade de horas a sua escola fica aberta, o exemplo é de uma escola que fica aberta de segunda à sexta-feira, das 8h às 21h (ou seja, 13 horas por dia durante 5 dias) e das 8h às 18h de sábado (ou seja, 10 horas aos sábados), dando um total de 65+10=75 horas semanais
• Quantidade de horas de aula faz cada aluno por semana

NÚMERO DE COMPUTADORES	HORAS POR SEMANA A ESCOLA FICA ABERTA	HORAS DE CURSO POR ALUNO
10	75	2

• Depois de ter os números necessários, faça o cálculo: 10 x 75 ÷ 2 = 375.

Com a conta foi possível descobrir que a escola tem capacidade para atender 375 alunos. Quando você conhece a capacidade total da sua escola fica mais fácil estabelecer objetivos e comparar com o número de alunos que você já tem.

Mas, para poder estabelecer esses objetivos e poder prever a situação da sua escola, é essencial possuir um planejamento atualizado da escola.

Como se organizar de uma maneira racional para poder criar este planejamento?

O administrador da escola precisa se organizar e ter um planejamento para obter uma visão mais ampla do seu negócio.

Para demonstrar como e quais são os dados necessários ao estabelecimento deste planejamento estaremos ilustrando nossa proposta com várias tabelas.

Começaremos pelo planejamento financeiro anual. Você pode criar um arquivo no Excel para manter em dia o seu planejamento e atualizar os dados, segundo o exemplo abaixo:

O papel principal do dono de escola é cuidar das matrículas. Recebendo as matrículas do dia na sua mesa, ele poderá preencher a coluna NÚMERO DA MATRÍCULA, e preencher a linha respectiva a cada matrícula com o VALOR DA MENSALIDADE durante a vigência total do contrato.

Assim preenchido fica mais fácil conhecer o FATURAMENTO MENSAL da sua escola, bem como fica mais fácil prever o faturamento dos meses a vir e assim antecipar. Com uma tabela dessa você pode estabelecer suas metas de vendas e saber o número de alunos a serem matriculados para manter seu faturamento.

É necessário manter essa tabela em dia, com as entradas e saídas de alunos. Então, cada vez que um contrato novo estiver firmado, cada vez que um contrato for alterado ou cada vez que um contrato estiver cancelado ou concluído, você deverá alterar esta tabela.

Para um trabalho mais afinado pode-se pensar em criar uma segunda tabela, baseada nesta primeira, onde poderia constar o dia exato de vencimento da mensalidade de cada aluno. Você poderia assim acompanhar sua entrada de dinheiro a cada dia e controlar seu caixa.

Veja no exemplo da tabela a seguir:

Controle e evasão de alunos

Para fixar suas metas de vendas, você precisa avaliar a qualidade interna da sua escola. Não adianta estabelecer metas de vendas a serem atingidas se, por outro lado, muitos alunos desistirem do seu curso. Assim, é muito importante avaliar e controlar a evasão de alunos.

Muitos alunos saem da escola porque concluíram os cursos, e isso é normal. Mas, muitos outros saem por motivos diversos.

É preciso conhecer esses motivos, avaliar e remediar as causas desses motivos. Você poderá assim fazer uma análise interna da qualidade da sua escola visando detalhes como:

• Ter um controle de onde o aluno parou, por exemplo: se muitos alunos cancelam seus contratos no curso de Windows isso pode significar que tem problemas na sua sala de aula. Será preciso treinar os professores para dar um atendimento satisfatório
• Saber após quanto tempo de frequência o aluno desistiu
• Saber que tipo de contrato que é cancelado com mais frequência. Assim, você pode estabelecer se os alunos que fazem uma hora semanal de curso cancelam com mais frequência do que os alunos que fazem duas horas semanais. Ou ainda se os contratos de valor inferior são cancelados com maior frequência do que os contrato mais caros
• Conhecer o motivo exato e real do cancelamento do aluno. É importante conversar pessoalmente com cada pessoa que desiste para descobrir o motivo real, e às vezes, oferecer uma solução para a pessoa não cancelar o contrato.
• No caso de cancelamento por motivos financeiros, às vezes, pode-se pensar em oferecer um plano mais barato para a pessoa continuar o curso, trancar matrícula, jogar algumas mensalidades para o final do contrato, etc
• Em casos como falta de tempo ou falta de interesse, o problema pode estar na falta de atendimento ou de atenção do professor na sala de aula. Cabe ao administrador ou ao responsável pela sala de aula consertar o erro. Aproveitamos para relembrar que oferecemos vários materiais de treinamento para seus professores justamente para acabar com esse tipo de problema
• Sempre avaliar a qualidade da sua sala de aula. Para isso é importante realizar avaliações no final de cada curso. Bem como fazer outras avaliações com mais frequência seguindo o modelo de avaliação disponível na área restrita de nosso site
• Vigiar a presença de cada aluno. Um controle muito rigoroso das presenças permite detectar os alunos que começam a faltar e já entrar em contato com eles para voltarem às aulas